Contextul comunităților mici din România

 

          În această lume tot mai globalizată, comunitățile mici își pierd cetățenii, bugetele publice și identitatea culturală. Bod este o comună în județul Brașov, Transilvania, România, formată din satele Bod (reședința) și Colonia Bod cu o populație de aproximativ 4200 de locuitori.

        Ca orice altă comunitate mică din România , aceasta trebuie să facă față tendinței actuale de migrare la oraș și cum poate să facă asta dacă nu prin oferirea de locuri de muncă, dezvoltare, modernizare si crearea unui nivel de trai ridicat. Actualul Primar afirmă că nu a existat nimic în comuna Bod în ultimii 25 de ani. Nu a fost implementat niciun proiect, nu a fost atrasă nicio finanțare europeană, nimic nu a fost dezvoltat vreodată. Până în anul 2016 Primăria a avut câțiva angajați care lucrau numai la treburile curente, fără a planifica în vreun fel viitorul și fără a investi în soluții inteligente.

        Realitatea din multe comune și sate din România în prezent este următoarea: lipsă drumuri asfaltate, monumente lăsate în paragină, lipsa unui sistem de canalizare și alimentare cu apă curentă, lipsa mijloacelor de transport în comun, lipsa iluminatului public, condiții mai precare ca la oraș, lipsa accesului la informații,lipsa mobilității și mai puține locuri de muncă. Diferența dintre viața la sat și viața la oraș în România trebuie eliminată prin parteneriate strategice, fonduri europene și proprii, soluții inteligente și viziune.

Problemele Comunei Bod:

 

  • lipsa unei infrastructuri instituționale, administrația publică funcționa până anul acesta pe un sistem învechit de management, fără a avea o imagine de ansamblu și o structură bine definită
  • servicii publice arhaice
  • lipsa unei viziuni de dezvoltare sau a unei idei de îmbunătățire a sistemului administrativ public
  • infrastructură de transport inexistentă
  • dispensare în paragină, slab dotate și echipate
  • lipsa unor facilități educaționale și sportive la nivel local

 

      Aceste probleme de mai sus au fost adresate de către actualul Primar al Comunei- Sergiu Arsene într-un plan de dezvoltare intitulat Proiectul pentru BOD, gândit pe o perioadă de 20 de ani și care are in vedere realizarea și implementarea unor proiecte în următoarele domenii: infrastructură (asfaltare, iluminat public , internet, curent,trotuare, piste de biciclete,parcuri și canalizare), transport local si metropolitan (pentru creșterea mobilității si conectarea comunei cu localitățile adiacente), educație (modernizarea grădinițelor și prelungirea programului de lucru al acestora), sănătate (modernizarea dispensarelor din Comună) și sport (crearea unei baze sportive moderne).

 

Pe baza conceptului ” merge și așa” mulți ani nu s-a realizat nimic concret , însă este suficient să fie o persoana cu viziune, voință și determinare care să se înconjoare de o echipă ”fantastică” și să pună planul în mișcare.

Revoluționarea administrației publice locale.

 

      Fiecare administraţie publică locală acţionează în virtutea principiului autonomiei publice  locale şi îşi poate concepe propria strategie de dezvoltare economico-socială.  Totuşi, fondurile de care dispun autorităţile publice locale sunt limitate. O parte dintre aceste  fonduri sunt repartizate de la Bugetul de Stat, o altă parte provin din impozitele şi taxele  plătite  de  contribuabili.

      În Comuna Bod s-a pus accent pe revoluționarea sistemului de management intern al Primăriei prin tehnologie. Digitalizarea a fost percepută ca necesitate și ca bază de la care să se construiasca un sistem viabil, integrat și complet.

În acest sens s-a decis dezvoltarea Primăriei și comunității prin resurse IT&C, pentru a optimiza cheltuielile publice și a oferi procese administrative cât mai precise și moderne.

Primii pași:

  1. Crearea infrastructurii instituționale (echipamente de lucru, rețele, laptopuri, smartphone-uri, conexiuni între toate instituțiile publice: primărie, școală, dispensar etc.)
  2. Acces gratuit la internet (WI-FI) tuturor cetățenilor. Dotarea pentru școli și elevi cu dispozitive IT (tablete, calculatoare, proiectoare etc.)
  3. Dezvoltarea serviciilor publice bazate pe tehnologie (plata on-line a taxelor și impozitelor, iluminatul public inteligent, analiza traficului și sisteme de detectare a incidentelor).

      Concret, fiecare funcționar public are în prezent laptop și smartphone, cu cel mai recent sistem de operare MS și pachet Office complet bazat pe platforma cloud Office365; Primăria devenind astfel o structură funcțională în contact permanent cu realitatea zilelor noastre.

Primăria Comunei Bod a optat pentru o soluție integrată de tip SmartCity- CityManager, bazată pe module specifice fiecărui departament din cadrul Primăriei, furnizată de un integrator de soluții software din Sibiu. Infrastructura este dezvoltată în Azure – Microsoft Cloud, pentru a reduce costurile și a crește securitatea datelor, în conformitate cu noile cerințe UE în ceea ce privește GDPR (regulamentul general privind protecția datelor).

Mai mult decît atât, Primăria Comunei Bod a accesat un proiect european care a fost aprobat in luna noiembrie 2017, prin care școlile din comună vor fi echipate cu 30 de computere noi, licențiate de Microsoft, 8 imprimante multifuncționale, 4 proiectoare și 4 table interactive.

Putem astfel afirma că această inițiativă de digitalizare și tehnologizare a administrației publice a constituit primul pas in demersul de implemntare a Proiectului ProBod.

 

Ce înseamnă soluția CityManager?

 

       CityManager înseamnă digitalizarea interacțiunii cetățean – instituție publică și reorganizarea sistematică a Primăriei. Soluția poate fi accesată de oriunde te-ai afla printr-o simplă accesare a internetului. Este o soluție smart și presupune economisire de timp, timp ce poate fi valorificat în alte modalități de către funcționarul public care nu va mai fi nevoit să îndosarieze cereri și documente puse în așteptarea celui care trebuie să le ridice; acesta nu va mai răspunde pentru hârtiile pierdute, pentru că totul este salvat garantat.

 

Ce impact a avut implementarea soluției CityManager în cadrul Primăriei Bod?

 

  • Procesele sunt automatizate pentru a servi cetățeanul mai repede și pentru a scuti funcționarul de sarcini repetitive și scriptice (emiterea certificatelor fiscale, a certificatelor de urbanism)
  • Toate informațiile se găsesc într-un singur sistem securizat online care ghidează funcționarul și îl eficientizează
  • Funcționarii au acces în timp real la Registrele interne
  • Prin câteva click-uri, informațiile sunt urcate pe site-ul Primăriei fără a mai fi nevoie de o persoană dedicată.
  • Toate procedurile și metodologiile de lucru se regăsesc în aplicație
  • Automatizarea task-urilor ușurează munca funcționarilor
  • Nu se mai „plimbă” hârtii între departamente pentru că orice angajat al Primăriei le regăsește online.
  • Funcționarii sunt alertați în timp real de modificările legislative din Modulul Legislație

       Această noua administrație a avut o misiune aproape imposibilă: să creeze o echipă bine pregătită și să înceapă să scrie proiecte și strategii de dezvoltare în același timp cu realizarea atribuțiilor zilnice de muncă. Soluția CityManager a simplificat procedurile astfel încât angajații au putut aloca timp și altor proiecte de dezvoltare în timpul orelor de program.

Un alt fel de interacțiune cu cetățenii – online

 

       Principala  categorie  de  stakeholderi  permanenţi  ai  unei  administraţii  publice locale o constituie comunitatea locală, care de altfel stă şi la baza existenţei şi funcţionării respectivei instituţii.

         Pe lângă aceasta digitalizare a Primăriei a fost implementata și o nouă abordare de interacțiune cu cetățenii. Dacă în majoritatea comunităților cetățenii trebuie să se deplaseze la instituțiile publice pentru a solicita certificate/depune documente/ plăti amenzi/ afla informații în Comuna Bod fiecare cetățean poate accesa o platformă dedicată de comunicare cu Primăria online.

         Noul site al primăriei Bod (www.primariabod.ro) construit pe platforma CityManager permite cetățenilor să acceseze toate serviciile publice: planificarea urbană, impozitele și taxele, plata amenzilor, registrul agricol. Fiind o comunitate agricolă, cetățenii pot consulta în timp real, datele înscrise în registrul agricol și în cazul în care sunt erori, pot trimite documentele prin email pentru a corecta datele- scutind timp si economisind bani.

Astfel cetățenii din Bod au următoarele opțiuni:

  • pot depune cereri online
  • sunt informați pe email de stadiul solicitării
  • pot verifica în orice moment statusul documentelor depuse
  • pot semnala probleme oricând și de oriunde , chiar și de pe telefonul mobil
  • pot achita amenzi online
  • pot accesa informațiile de interes public
  • sunt informați în momentul depunerii cererilor de documentele necesare fără a mai fi nevoie de mai multe drumuri la ghisee

Care sunt punctele tari ale acestei interacțiuni digitalizate?

 

Este simplu: EFICIENȚĂ,  REDUCEREA CANTITĂȚII DE MUNCĂ MANUALĂ DE AMBELE PĂRȚI, INFORMAREA ÎN TIMP REAL, SECURITATEA DATELOR, COSTURI REDUSE, PROBLEMELE SE POT REZOLVA ONLINE.

Care e rezultatul acestei inițiative?

 

       Este cert faptul că proiectele punctuale, bine gândite, cu sursă de finanțare, implementate corect și monitorizate permanent, reprezintă cea mai eficientă formă de a face lucruri în administrația publică.  

Comunitatea din Bod se numără printre puținele comunități la nivel național, care au adoptat o strategie tehnologizată de dezvoltare și poate fi luată drept exemplu de voință , viziune și inteligență.

Concret, deși administrația publică din Bod este la început de drum aceasta și-a definit clar care va fi temelia pe care va construi și va dezvolta strategia în următorii ani și anume tehnologia.

Colaborarea între administrația publică și antreprenori în sfera soluțiilor inteligente reprezintă un demers necesar de dezvoltare și adaptare la noul trend global și anume conceptul de smart city. In cazul Primăriei Bod, alegerea acestei soluții – CityManager- reprezintă deschiderea față de realitatea zilelor noastre, integrarea tehnologiei in cadrul serviciilor publice și angrenarea instituției în trendul tehnologizării.

Rezultatul imediat resimțit de Primăria Bod care a accesat acest parteneriat pentru soluția CityManager din luna februarie 2017 este concretizat în:

  • Adaptarea și modernizarea procedurilor interne prin tehnologie
  • Educarea angajaților și pregătirea lor în sfera domeniului IT
  • Crearea unui portal online de comunicare cu cetățenii
  • Crearea unei baze tehnologice automatizate care ușureaza munca zilnică
  • Adoptarea unui sistem integrat si transparent la nivelul instituției

Primarul, Vice-Primarul, Secretarul și toți ceilalți angajați lucrează într-un singur program online, fiecare persoană își poate organiza munca și este alertat privind statusului îndeplinirii sarcinilor.

     Ca si concluzie această digitalizare a interacțiunii dintre cele două entități ( administrația publică locală și cetățeni) simplifică proceduri, oferă transparență, crește satisfacția cetățenilor dar și a funcționarilor, reduce costurile operaționale, alertează cele două entități în privința stadiului documentelor/sarcinilor, elimină cozile de la ghișee și reduce timpul alocat – necesar realizării unor proceduri de ambele părți implicate în proces.

 

www.primariabod.ro