Studiu de caz. Primaria Comunei Vetel. Jud Hunedoara
SmartCity Solutions SRL
Despre CityManager pe scurt
- Procesele instituționale sunt automatizate pentru a scuti funcționarul de sarcini repetitive și scriptice
- Funcționarii publici au acces permanent și în timp real la toate documentele interne
- Aplicația se integrează cu site-ul web al instituției, fără a mai fi nevoie de un specialist care să publice anunțuri de interes public, hotărâri, decizii și alte informații, acest lucru se face automat din câteva click-uri direct in aplicație
- Noutățile legislative sunt incorporate în soft, iar funcționarii sunt alertați automat din aplicație de acestea.
- Toate modulele se regăsesc într-un singur loc, online, accesibil prin conexiunea la internet de pe smartphone, tabletă și PC
- Aplicatia prezinta o zona de administrare, in care pe baza statului de functii si a organigramei se creeaza: unitatea, compartimentele, functiile si utilizatorii.
- Aplicatia permite accesul in functie de dreptul care se decide sa il aiba fiecare utilizator.
- Pot exista persoane desemnate sa aiba drepturi depline, asupra tuturor documentelor inregistrate si persoane care sa aiba drepturi doar asupra documentelor pe care le au in lucru.
- Accesarea aplicatiei se face folosind un browser de internet.
- Autentificarea in aplicatie se va face pe baza de utilizator si parola unice, garantand siguranta si securitatea datelor prelucrate in cadrul institutiei publice.
Principalele beneficii ale acestei solutii implementate in Primarie sunt:
- fluiditatea si siguranta datelor si documentelor prin registratura si arhivarea electronica
- publicarea automata pe site a documentelor de interes public direct din sistem fara a mai fi nevoie de interventia unui specialist IT
- reducerea costurilor operationale
- controlul in timp real asupra documentelor si transparenta fata de cetateni
- simplificarea proceselor de munca si a procedurilor interne din cadrul institutiei privind fluxul documentelor
- acces in tip real la informatii de interes public
Solutia CityManager in varianta LITE simplifica si automatizeaza urmatoarele procese:
-
Registratura si registrele secundare- elimina munca scriptica, manuala de inregistrare a intrarilor si iesirilor din Primarie. Modulul de registratură/flux de documente prelucrează datele conform ordinului 946/2005 cu completările și modificările ulterioare (Codul Controlului Intern Managerial, Ordin 400/2015, Ordin 200/2016, Ordin 600/2018). Functionarul are acces in orice moment la registrul electronic online, poate elibera automat un document cu numar de inregistrare si poate urmari in orice moment stadiul documentelor in lucru. De asemenea cetateanul poate verifica stadiul cererii sau documentului online direct pe site-ul oficial al institutiei in sectiunea Verifica status documente, fara a mai fi necesara deplasarea la ghisee. Modulul Registratură electronică transformă procedurile de registratură dintr-o sursă de probleme într-o versiune simplificată și utilă companiei/instituției care permite înregistrarea/urmărirea/validarea și utilizarea informațiilor rapid, eficient și sigur.
-
Modulele de hotarari/dispozitii si declaratii permit gestionarea si arhivarea online automata a acestor documente precum si accesarea lor rapida in orice moment.Solutia CityManager permite publicarea automata a acestora pe site-ul institutiei fara a mai fi nevoie de un specialist care sa incarce manual aceste informatii online.
-
Modului Anunturi de interes public, de asemenea usureaza munca functionarului. In acest sens anunturile pot fi gestionate si programate automat in aplicatie . Anunturile pot fi programate in așa fel incat publicarea lor pe site sa se realizeze automat, adica se poate stabili de la ce data anuntul devine vizibil si pana la ce data el este activ. Anuntul poate de asemenea fi programat pentru a fi publicat in viitor. Exemple de categorii de anunturi:
- Anunturi generale
- Anunturi colective
- Anunturi de achizitii publice
- Anunturi de licitatii
- Oferte vanzare teren cf.lege 17/2014
- Publicatii de casatorie
- Lista functii cf.lege 153/2017
- Concursuri de angajare etc.
-
Modulul control intern managerial- permite gestionarea procedurilor, metodelor de lucru si a structurilor organizatorice, oferind o baza solida in realizarea Sistemului de control intern managerial.
-
Modulul Contracte permite inregistrarea si gestionarea Contractelor de intrare si de iesire din cadrul Institutiei si completarea urmatoarelor campuri: Tip Contract, Denumire Contract, Nr. Contract, Beneficiar, Furnizor, Obiectul Contractului, Pret Contract, Data semnarii, Data intrarii in vigoare, Data sfarsit. Modulul este prevazut cu o rubrica de Observatii, permite atasarea de fisiere si este prevazut cu alerte automate. Principalul beneficiu este simplificarea muncii functionarului public.
-
Modului Achizitii asigura planificarea si monitorizarea achizitiilor publice din cadrul Institutiei si este integrat cu aplicatia de registratura electronica astfel incat orice document generat din acest modul isi ia numar de inregistrare in mod automat, economisind timp si automatizand proceduri zilnice.
-
Modulul Monitorul Oficial Local. Conform Codului Administrativ din data de 03.07.2019, modulul permite gestionarea, arhivarea electronica si publicarea automata pe pagina web a Institutiei a documentelor din Monitorul Oficial Local. Monitorul oficial local se cuprinde in structura paginii de internet a Institutiei, ca eticheta distincta, in prima pagina a meniului. Modulul permite atasarea de fisiere de orice tip, publicarea automata a documentelor direct pe pagina web a institutiei fara sa mai intervina vreun specialist IT.
