Cum digitalizăm o Primărie prin CityManager?

Cum digitalizăm o Primărie prin CityManager?

„Nimic nu este prea dificil daca împarți în pași mici ceea ce ai de făcut” –  Henry Ford

Toată lumea are o poveste despre lupta cu administrația locală

Adesea calomniată pentru birocrația  artificială, teancurile de hârtii, documente, dosare cu șină și funcționarii de birou -uneori dureros de lenți datorită procedurilor scriptice, administrația locală are nevoie de o revizuire digitală.

Problema este că, atunci când mii de oameni se bazează pe un sistem existent care continuă să funcționeze (oricât de lent), devine aproape imposibil să-l schimbi din interior – cu excepția cazului în care abordezi problema dintr-o direcție complet diferită.  O strategie și un plan de acțiune bine pus la punct sunt  cele mai importante ingrediente în orice transformare digitală. Un alt aspect important este colaborarea cu echipa administrativă, implicarea personalului în conturarea și implementarea strategiei de transformare digitală. 

De multe ori personalul din Primărie are preconcepția că va rămâne fără locul de muncă dacă va avea loc o transformare digitală. Concepția este complet greșită. Instrumentele și aplicațiile existente în ziua de azi sunt menite să simplifice procedurile de muncă, să facă totul mai simplu de accesat, de urmărit, de arhivat și nu de a elimina funcționari publici din posturi.

Beneficiile aduse de tehnologie sunt uriașe, unde mai adăugăm și faptul că noile generații care vin din urmă sunt native digital. Generația Z și generația Alpha au crescut în era tehnologică și existența lor se integrează în viitorul digital care ne așteaptă.

Este dovedit la nivel modial faptul că „asumarea” din partea personalului unei instituții fie ea de oraș sau comună și a membrilor comunității au condus la progrese foarte rapide în modernizarea și transformarea digitală.

CityManager- platformă smart city

Platforma CityManager pe care am dezvoltat-o timp de peste 5 ani și o dezvoltăm în continuare, poate în prezent să îmbine acea muncă „back-end” care digitizează fluxurile de lucru ale personalului cu o aplicație frontală pentru public, ceea ce a făcut o diferență uriașă în momentul în care ne-am trezit în pandemie, limitați în deplasări dar cu aceleașă nevoi și obligații contribuabile.  Peste 260 de instituții publice care aveau în acel moment platforma integrată implementată nu au resimțit stresul și presiunea de a adopta rapid instrumente digitale. În ultimii 2 ani, CityManager a fost livrat și implementat în încă 100 de instituții. Procesul de adoptare a unei astfel de platforme este de durată, tocmai de aceea se face pe etape. Din acest motiv, am creat platforma în sistem modular pentru a livra treptat tehnologia.
Desigur, o serie de factori externi de multe ori îngreunează procesul de digitalizare, însă înțelegerea beneficiilor și a avantajelor, precum și empatia cu funcționarii de birou și cu cetățenii fără cunoștiințe digitale conduc la inițierea acestei transformări.

Când crezi că un sistem funcționează, devine mai ușor să te convingi că lucrând puțin mai mult în cadrul modelului, lucrurile se vor schimba.

Ieșirea din modelul birocratic și a preconcepțiilor mentale este primul pas în drumul către un viitor digital.

Pasul doi – Explorați instrumentele și opțiunile

Poate fi tentant să folosiți un generator de formulare online pe care îl aveți deja sau să adăugați rapid unul pe site.

Cu toate acestea, acesta este un pas cu adevărat important pentru a asigura succesul pe termen lung al acestei inițiative de digitizare a formularelor. În acest sens există deja o serie de aplicații și platforme testate și implementate care s-au dovedit utile și funcționale în comunitate.

Pasul trei – Construiți formularul digital alături de partenerii de business (dezvoltatori)

Ați păstrat ideea simplă în pasul unu, identificând un formular mai ușor de creat, așa că îl vom menține simplu și în pasul trei.

Veți dori să vă întâlniți cu persoana sau echipa care utilizează formularul sau este cel mai afectată de acesta.(colegi din diverse departamente, cetățeni, afaceri)

Oricine primește formularul, aprobă formularul sau stochează formularul ar trebui să fie inclus și consultat în acest proces. Veți parcurge împreună fluxul procesului, veți planifica ce pași sunt necesari și ce acțiuni trebuie făcute la fiecare pas. Apoi sunteți gata să construiți cea mai simplă formă pentru a îndeplini aceste cerințe. Rețineți că puteți întotdeauna să adăugați și să îmbunătățiți formularul mai târziu.

Pasul patru – Publicați și faceți publicitate

Uneori, echipele din administrația publică cred că au terminat procesul de digitalizare după faza de construire. Dar este extrem de important să informați și educați publicul care utilizează în mod regulat formularul că este disponibil un mod nou și mai bun! Distribuiți acest lucru pe site-ul dvs. web, rețelele sociale, buletinul informativ și orice alte comunicări care vor ajunge la comunitatea deservită. Ușurează găsirea acestei noi forme digitale mai bune și evidențiază-i valoarea pentru cetățenii tăi.

SMART

Un al plus al soluției propuse,  din punctul de vedere al pașilor de mai sus este că, noi echipa CityManager am studiat deja acești pași în numeroase instituții publice în decursul ultimilor ani și am creat o serie de formulare electronice care respectă legislația în vigoare. Partea de formulare electronice este doar o bucată din platforma smart city. Funcționalitățile disponibile includ și o altă serie de beneficii ca:

• cont online pentru cetățean cu istoric la zi
• accesibilitate online
• arhivarea informațiilor în cloud
• integrarea cu echipamente inteligente ca Docubox, sistem de telegestiune, infokioskuri
• posibilitatea de integrare cu o mulțime de alte aplicații și softuri utilizate în prezent de către administrația publică.
• posibilitatea de integrare cu just.ro , netopia, euplatesc.ro, certsign etc
• plata taxelor și impozitelor online
• eliberarea de documente online
• registratură electronică
• module dedicate gestionării unor baze de date ca : Registrul Agricol, Urbanism, Patrimoniu, Poliție locală etc

În unele cazuri, Primăria nu mai controlează direct prestarea serviciilor. Mai degrabă, a devenit un prestator de servicii, însărcinat cu alocarea resurselor în beneficiul rezidenților locali și al afacerilor deopotrivă. Acele modele de operare construite pentru o economie cu tehnologie mai scăzută, mai industrială și axată pe infrastructură nu se mai potrivesc pentru scopurile actuale, în care cetățenii au ajuns să solicite servicii digitale mai puternice din orașele sau localitățile lor. Pentru a rămâne competitive, orașele și satele inteligente trebuie să răspundă printr-o regândire fundamentală a valorii pe care o generează în viitor, cu mult dincolo de „ajustarea digitală” necesară în timpul pandemiei.