Context
CityManager implementat în Primăria Șelimbăr
Șelimbăr este o comună în județul Sibiu, Transilvania formată din satele Bungard, Mohu, Șelimbăr (reședința) și Veștem, cu o populație de aproximativ 11.000 de locuitori în toate satele aparținătoare ( număr aflat în creștere).
Șelimbărul este fără nici un dubiu comuna cu cea mai fulminantă dezvoltare din județul Sibiu. Creșterea continuă a numărului de locuitori, odată cu dezvoltarea accelerată a comunei ce se învecinează cu Sibiul, i-a determinat pe cei din Primărie să ia în calcul investiții de amploare precum și modernizarea instituției administrative locale.
În anul 2017 comuna Șelimbăr a avut un buget de 27.876.000 lei, iar cele mai mari investiții au fost cele la capitolul transport și infrastructură (peste 9,6 milioane lei) și la capitolul învățământ (peste 6.6 milioane lei).
Dezvoltarea localităţilor limitrofe marilor oraşe se petrece firesc, ca urmare a cererii imobiliare existente și a aglomerării urbane, un exemplu fiind comuna Șelimbăr.
Tocmai de aceea problemele de infrastructură continuă să reprezinte principala provocare a dezvoltării, însă și modernizarea administrației publice locale care trebuie să țină pasul cu această creștere accelerată a numărului de cetățeni.
Soluția CityManager- ca răspuns la nevoie de interacțiune cu cetățenii și a modernizării aparatului administrativ local
Au fost identificate următoarele nevoi, la nivelul comunei Șelimbăr:
- Nevoia unei viziuni de dezvoltare sau a unei idei de îmbunătățire a sistemului administrativ public
- Nevoia de a face față numărului de cetățeni aflat în creștere și simplificarea modului de interacțiune cu aceștia
- Nevoia de infrastructură modernă și eficientă
- Simplificarea și digitalizarea procedurilor interne și a metodelor de lucru.
- Necesitatea sporirii eficienței, transparenței și îmbunătățirea mediului economic
- Creşterea gradului de autonomie şi flexibilitate managerială
O altă provocare a Primăriei Șelimbăr a fost creșterea transparenței, urmărind modelul UE de a face accesibil cetăţenilor „guvernarea locală” și de a elabora aceste planuri de modernizare, necesare să urmărească exploatarea la maximum a facilităţilor oferite de noua tehnologie informatică, prin implementarea unor sisteme informatice integrate, care să permită cetăţeniilor să fie informaţi oriunde, oricând, cât mai repede posibil şi la costuri cât mai scăzute.
În Selimbăr- digitalizarea aparatului administrativ local, a fost percepută ca necesitate și ca bază de la care să se construiasca un sistem viabil, integrat și complet.
Cum?
Primăria Comunei Șelimbăr împreună cu un integrator de soluții software din Sibiu au mizat pe dezvoltarea serviciilor publice bazate pe tehnologie ca soluție la nevoile locale. Concret Instituția Primăriei și-a digitalizat sistemul de funcționare intern și a revoluționat modul de comunicare cu cetățenii prin următorele facilități:
- plata on-line a taxelor și impozitelor, precum și a amenzilor de circulație
- sesizări online din partea locuitorilor (gropi, câini vagabonzi, întreruperi curent, copaci căzuți etc) direct pe situl web al Primăriei , chiar și de pe telefonul mobil (smartphone)
- eliberarea documentelor online (primirea lor pe email sau prin poștă)
- posibilitatea depunerii unor cereri online și verificarea stadiului documentelor depuse (doar cu un număr de înregistrare)
- funcționarii publici lucrează într-un sistem integrat online, sigur și complet fără riscul de a pierde documente
- reducerea costurilor și simplificarea procedurilor de lucru din cadrul Primăriei ( procedurile se regăsesc în program și ghidează funcționarul în realizarea taskurilor zilnice)
- crearea unui portal online de comunicare cu cetățenii ( CityManager se integrează cu situl web al Primăriei)
- adoptarea unui sistem de management transparent la nivel institutional (CityManager reprezintă o imagine de ansamblu a activității din cadrul Primăriei- fapt ce duce la transparență instituțională și control din partea Primarul).
Ideea de la care s-a construit este una SMART, în care tehnologiile digitale duc la necesitatea regândirii modelului de funcționare existent în Instituții și nu numai.
CityManager implementat în Primăria Șelimbăr
Activitățiile desfășurate în colaborare cu furnizorii CityManager , au adus un grad ridicat de performanță în rândul funcționarilor publici, copleșiți de sistemul birocratic de arhivare, stocare, prelucrare, editare, urmărire, executare, colectare, furnizare, comunicare scrisă, în congruență cu obiectivele instituției publice.
Principalele beneficii aduse de implementarea soluției CityManager sunt:
- Procesele instituționale sunt automatizate pentru a servi cetățeanul mai repede și pentru a scuti funcționarul de sarcini repetitive și scriptice
- Funcționarii publici au acces permanent și în timp real la toate documentele interne
- Aplicația se integrează cu site-ul web al instituției, fără a mai fi nevoie de un specialist care să publice anunțuri de interes public, hotărâri, decizii și alte informații, acest lucru se face automat din câteva click-uri direct in aplicație
- Noutățile legislative sunt incorporate în soft, iar funcționarii sunt alertați automat din aplicație de acestea.
- Toate modulele se regăsesc într-un singur loc, online, accesibil prin conexiunea la internet de pe smartphone, tabletă și PC
- Cetățenii nu mai trebuie să se deplaseze la ghișee pentru a plăti taxe, impozite, amenzi sau pentru a solicita/ridica documente, ci o pot face online pe site-ul Primăriei.
Ca și concluzie, autoritatea locală din Șelimbăr s-a adaptat realității tehnologice, dobândind mai multă experiență, ajustând mijloacele financiare, materiale și de personal la sarcinile curente și suplimentare, obținând o administrație publică locală:
- deschisă și transparentă
- evolutivă și pro-activă
- flexibilă și responsabilă
- orientată explicit spre finalitate
- obiectivă să responsabilizeze toți actorii din teritoriu
- integrată în rețelele parteneriale
În urma analizelor efectuate în cadrul instituției, pentru o perioadă de un an de la lansarea sistemului de plăți online, s-au înregistrat rezultate semnificative în evoluția economico-socială a comunei Șelimbăr, astfel:
- Funcționarul public este atenționat de expirarea valabilității oricărui document online în timp real
- Fluxul documentelor în institutie are fluiditate, reducând erorile umane
- Simplificare/ optimizare procese interne
- Câștig de timp- alocat unor taskuri zilnici- prin transpunerea lor în mediul online, ghidat și automat
- Reducerea timpului petrecut de cetățeni la coada la ghisee
- Reducerea costurilor operationale cu 30% anual
- 24% din veniturile Primăriei sunt colectate prin intermediul sistemului online de plăti electronice
- 20% din contribuabili utilizează serviciile online dupa 1 an si 6 luni de la implementare
- 20% reducerea costurilor cu taxe postale pentru comunicarea cu cetățenii, utilizând platforma online CityManager
- 3 resurse umane au fost eliberate pentru a fi alocate pe alte proiecte datorita automatizarii unor proceduri interne
- Aplicatia integrată în cloud de sesizari probleme online pe site-ul Primăriei a fost lansată de curând , iar în luna mai 2018 s-au înregistrat 20 de sesizări online
- De curând a fost lansată și funcția de eliberări certificate fiscale, iar în luna mai 2018 s-au eliberat 18 CF-uri
- Timpul necesar pentru depunerea unei cereri online a fost redus la 3 minute
- Costurile de mentenanță a echipamentelor IT a scăzut cu 30%
CityManager implementat în Primăria Șelimbăr